Gtd. David Allen nos enseña a ordenar nuestro trabajo

David Allen propone un método para ser más efectivos en nuestra realización. «Getting Things Done», GTD, permite seguir un flujo de trabajo para llevar a cabo tareas, ideas, proyectos.

El método propone un sistema sencillo en fundamento donde se definen 5 fases de acción:

 

1.- Recopilar

Toda idea, tarea, acción que me pase por la cabeza; se anotará y guardará en un sistema de recopilación de notas (más conocido como el Inbox o bandeja de entrada). Bien sea un bloc de notas, un programa, una carpeta; no desviando la atención y energía de las acciones comprometidas en ese momento.

 

2.- Procesar

Periódicamente, una o dos veces al día (pudiendo ser más inicialmente para sentir bajo control las tareas), procesar el Inbox. Aquí se aplica la máxima de si lleva más de dos minutos se deriva a un contenedor para revisar más adelante. Si lleva menos de 2 minutos, se hará en ese mismo instante.

Procesar implica, determinar que acción se necesita llevar a cabo para materializar o llevar a cabo la idea original. Siendo capaces de definir la acción con la máxima precisión posible, mejor sabrá priorizar y llevar a cabo a posteriori.

 

3.- Organizar

Organizar requerirá de colocar en los contenedores acertados las tareas una vez procesadas, para poder hacer el seguimiento adecuado de estas. Aquí habrá la opción de colocarlas en los contenedores:

• Algún Día: Algo que me gustaría poder llevar a cabo o una idea a contemplar en un futuro, pero no requiere una acción inmediata.
• Próximo: Algo a llevar a cabo próximamente.
• En Espera: requiere de la acción de otra persona para llevarla a cabo y de momento no depende de mi.

 

4.- Revisar

Para asegurar que el sistema permanece bajo control, que se procesan todas las tareas y que se dispone con mayor claridad hacia las próximas acciones a realizar, es necesario hacer una revisión periódica de las tareas y sus contenedores. Lo más recomendable es una revisión semanal, donde se recopila todo lo sucedido durante la semana y se organizará para la siguiente.

 

5.- Hacer

La última tarea es la acción en si. Ya ha recogido la idea, determinado la necesidad a realizar para llevarse a cabo, se he contenido en un sistema que determina que se debe estar haciendo con ella, para que en función de la prioridad y capacidad; poder llevarla a cabo para obtener el resultado esperado para alcanzar mis objetivos.

 

Todas las ideas o entradas que se hagan en el sistema que no requieran una acción, serán datos de referencia generales o para proyectos específicos.

 

Y todas aquellas que requieran ser llevadas a cabo en un momento concreto, será de ayuda un calendario o agenda para ser recordadas.

 

Iván Lorente Salas

Consultor Tecnología

Equipo Antiterapia